Υποχρεωτική η εκκαθάριση των αρχείων των Δήμων

 

Με νέα εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών με θέμα «Εφαρμογή των Διαδικασιών Εκκαθάρισης των 

Εγκύκλιος ΥΠΕΣ: Υποχρεωτική η εκκαθάριση των αρχείων των Δήμων

13 Ιουνίου 2026

Αρχείων των Δημοσίων Φορέων», υπενθυμίζεται σε όλους τους φορείς της δημόσιας διοίκησης η υποχρέωση συστηματικής οργάνωσης, διαχείρισης και εκκαθάρισης των αρχείων τους, τόσο σε έντυπη όσο και σε ψηφιακή μορφή.

Η εγκύκλιος απευθύνεται σε Υπουργεία, Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, Περιφέρειες, Δήμους, ΝΠΔΔ και λοιπούς φορείς του δημόσιου τομέα και έρχεται να υπενθυμίσει ότι η σωστή διαχείριση των αρχείων δεν αποτελεί απλώς διοικητική πρακτική, αλλά θεσμική υποχρέωση που συνδέεται με τη διαφύλαξη της διοικητικής μνήμης, τη νομιμότητα της δράσης της διοίκησης και την ορθολογική αξιοποίηση των διαθέσιμων χώρων και υποδομών.

Τι θεωρείται δημόσιο αρχείο

Σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, ως δημόσια αρχεία θεωρούνται όλα τα έγγραφα και τεκμήρια που παράγονται από την Προεδρία της Δημοκρατίας, τα Υπουργεία, τις δημόσιες υπηρεσίες, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα ΝΠΔΔ, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και γενικότερα τους φορείς του δημόσιου τομέα.

Η έννοια του αρχείου δεν περιορίζεται στα έγγραφα σε χαρτί. Περιλαμβάνει:

• Έγγραφα σε έντυπη μορφή.
• Ψηφιακά και ηλεκτρονικά αρχεία.
• Βάσεις δεδομένων.
• CD, DVD και λοιπά αποθηκευτικά μέσα.
• Οπτικοακουστικό υλικό, φωτογραφίες και βίντεο.

Οι τέσσερις κατηγορίες αρχείων

Η εγκύκλιος υπενθυμίζει ότι τα δημόσια αρχεία διακρίνονται σε τέσσερις βασικές κατηγορίες:

Ενεργά αρχεία

Περιλαμβάνουν έγγραφα που χρησιμοποιούνται καθημερινά για τη λειτουργία των υπηρεσιών.

Ημιενεργά αρχεία

Αφορούν υποθέσεις που δεν χρησιμοποιούνται πλέον συχνά, αλλά πρέπει να διατηρούνται επειδή δεν έχει λήξει ο προβλεπόμενος χρόνος φύλαξης.

Ανενεργά αρχεία

Πρόκειται για υλικό του οποίου έχει παρέλθει ο απαιτούμενος χρόνος διατήρησης και δεν υφίσταται πλέον υπηρεσιακή ανάγκη φύλαξης.

Αρχεία διηνεκούς χρησιμότητας

Αρχεία που εξακολουθούν να έχουν διαρκή διοικητική ή ιστορική αξία και διατηρούνται επ’ αόριστον.

Υποχρεωτική εκκαθάριση κάθε χρόνο

Ιδιαίτερη σημασία έχει η επισήμανση του Υπουργείου ότι όλες οι δημόσιες υπηρεσίες, τα ΝΠΔΔ και οι ΟΤΑ υποχρεούνται να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους κατά το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους, σύμφωνα με τα σχετικά Προεδρικά Διατάγματα.

Στόχος της διαδικασίας είναι:

• Η αποφυγή συσσώρευσης εγγράφων.
• Η προστασία του αρχειακού υλικού από φθορές.
• Η καλύτερη οργάνωση των υπηρεσιών.
• Η εξοικονόμηση χώρων αποθήκευσης.
• Η βελτίωση των συνθηκών υγιεινής και ασφάλειας στους χώρους εργασίας.

Καμία καταστροφή χωρίς άδεια των Γενικών Αρχείων του Κράτους

Η εγκύκλιος υπενθυμίζει ότι απαγορεύεται ρητά:

• Η καταστροφή δημόσιων αρχείων χωρίς έγγραφη άδεια των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.).
• Η αλλοίωση οποιουδήποτε δημόσιου αρχείου με τρόπο που επηρεάζει την αυθεντικότητα και την ακεραιότητά του.

Τα Γ.Α.Κ. διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στη διαδικασία, καθώς είναι ο φορέας που αποφασίζει ποιο υλικό διαθέτει ιστορική αξία και πρέπει να διασωθεί μόνιμα.

Τριμελείς Επιτροπές Εκκαθάρισης στους ΟΤΑ

Για τους Δήμους, τις Περιφέρειες και τα ΝΠΔΔ εξακολουθεί να ισχύει η υποχρέωση συγκρότησης τριμελών Επιτροπών Εκκαθάρισης, οι οποίες αναλαμβάνουν την αξιολόγηση και καταγραφή του υλικού που πρόκειται να εκκαθαριστεί.

Η πρόβλεψη αυτή αποκτά ιδιαίτερη σημασία για τους ΟΤΑ, καθώς πολλές υπηρεσίες εξακολουθούν να διαθέτουν μεγάλους όγκους φυσικών φακέλων, οι οποίοι καταλαμβάνουν σημαντικούς χώρους αποθήκευσης.

Τα πέντε βήματα της διαδικασίας

Η εγκύκλιος περιγράφει αναλυτικά τα στάδια που πρέπει να ακολουθούνται:

1. Καταγραφή και σύνταξη Πρακτικού Εκκαθάρισης από τους υπεύθυνους υπαλλήλους ή την Επιτροπή.
2. Έγγραφη ενημέρωση των Γ.Α.Κ. για αξιολόγηση του υλικού.
3. Επιλογή αρχείων ιστορικού ενδιαφέροντος από τα Γ.Α.Κ.
4. Έκδοση άδειας καταστροφής για το υπόλοιπο υλικό.
5. Αναγγελία και διαχείριση του υλικού προς καταστροφή μέσω της αρμόδιας Διεύθυνσης Διαχείρισης και Εκμετάλλευσης Περιουσίας της ΑΑΔΕ.

Υποχρεωτικός ορισμός υπαλλήλων-συνδέσμων με τα Γ.Α.Κ.

Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στην υποχρέωση όλων των δημόσιων φορέων να ορίσουν υπαλλήλους-συνδέσμους με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους.

Οι υπάλληλοι αυτοί έχουν ως αποστολή:

• Τον εντοπισμό ημιενεργών και ανενεργών αρχείων.
• Τη μέριμνα για την παράδοσή τους στα Γ.Α.Κ.
• Την παρακολούθηση των διαδικασιών ψηφιοποίησης και μεταφοράς αρχείων σε νέα μέσα αποθήκευσης.

Το Υπουργείο καλεί όσους φορείς δεν έχουν ακόμη προβεί στον ορισμό τέτοιων υπαλλήλων να το πράξουν άμεσα και να αποστείλουν τα στοιχεία τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους.

Τι πρέπει να προσέξουν οι Δήμοι

Για τους Δήμους και τις Περιφέρειες η εγκύκλιος αποτελεί ουσιαστικά μια υπενθύμιση ότι η εκκαθάριση αρχείων δεν είναι μια προαιρετική διαδικασία, αλλά μια θεσμοθετημένη διοικητική υποχρέωση. Η τήρηση αρχείων πέραν του προβλεπόμενου χρόνου, η μη συγκρότηση Επιτροπών Εκκαθάρισης ή η καταστροφή υλικού χωρίς την έγκριση των Γ.Α.Κ. μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά ζητήματα νομιμότητας και διοικητικής ευθύνης.

Παράλληλα, η εγκύκλιος αποκτά ιδιαίτερη βαρύτητα σε μια περίοδο κατά την οποία οι δημόσιες υπηρεσίες επιταχύνουν τον ψηφιακό μετασχηματισμό τους, καθώς υπενθυμίζει ότι οι ίδιες αρχές διαχείρισης και εκκαθάρισης ισχύουν τόσο για τα φυσικά όσο και για τα ηλεκτρονικά αρχεία.

Η ορθή εφαρμογή των διαδικασιών εκκαθάρισης συμβάλλει όχι μόνο στη μείωση του διοικητικού φόρτου και του κόστους αποθήκευσης, αλλά και στη διαφύλαξη της ιστορικής και θεσμικής μνήμης του ελληνικού Δημοσίου.

Δείτε εδώ την εγκύκλιο 

https://www.myota.gr